大家知道，利用Excel數據菜單中的有效性功能可以控制一個范圍內的數據類型、范圍等，其實利用它還可以快速、準確地輸入一些數據。比如我們需要在下表A2:A12區域輸入班級的名稱，而其名稱“初三1班、初三2班、初三3班”又是固定的內容。在這種情況下利用數據的有效性，便可將班級快速且準確無誤地輸入進去，具體的步驟如下：

    1. 先在一個空白區域內輸入好序列：“初三1班、初三2班、初三3班”，如表中“G3:G5”區域。

    2. 選中要輸入數據的區域，如選中“A2:A12”。

    3. 依次選擇“數據→有效性”菜單命令，打開“數據有效性”對話框。在這里設置有效性條件為“序列”，選中“提供下拉箭頭”。并在來源里選擇序列區域“G3:G5”，單擊“確定”按鈕。

    4. 把光標放在需要輸入數據的單元格內，此時便會有一個下拉箭頭，按下“Alt+↓”，在彈出的下拉列表中選擇需要的數據，按回車鍵即可。

    怎么樣，如果數據很多的話，比逐個輸入要方便的多吧，此例僅在說明其用法，希望大家能在實際工作中觸類旁通。