電子郵件已經成為企業最常用的日常溝通方式之一，如何對電子郵件進行歸檔也成為很多企業考慮的重點。在選擇和部署電子郵件存檔工具時，遵循以下幾點可讓企業事半功倍。

    1、在選擇電子郵件存檔技術和制定保持戰略時，尋求得到法律/遵從性團隊的接受。

    法律顧問/遵從性官員知道適用于電子數據必須保持的時間長度的法規和要求。業務經理知道必須加以考慮的特殊政策，如產品保修。

    2、不要讓電子郵件存檔政策有什么例外。

    例外會在打官司時為對方律師置疑挑戰發現的信息的有效性的大門。

    Webcor Builder公司CIO Gregg Davis說，過去，如果一位經理對清除周期持反對意見或不喜歡系統顯示存檔的信件的方式的話，他的IT部門就讓某些郵件不受公司的政策的管轄。當公司必須向法庭解釋政策在不同類型的雇員間為什么不同時，發生不幸的后果。

    3、執行存檔的電子郵件的電子郵件存根（stub）或標記的保持政策。

    Gartner建議將存根保持90到180天；保持存根太長會影響電子郵件系統的性能。

    據International Data Corp公司計劃經理Laura DuBois說，當原始文件達到其保持期限終點時，并不是所有的產品都刪除存根。

    4、控制PST/NSF文件的使用。

    用于保存信件的本地副本的文件，即所謂的PST文件（Microsoft的Exchange Server）和NSF文件（IBM的Notes Domino系統），會成為試圖執行保持政策或在法律發現過程中搜尋電子記錄的公司所面臨的危險。

    Forrester Research公司高級分析師Brian Hill鼓勵機構關閉創建PST/NSF文件的能力。他說：“這類文件分散在雇員的桌面機中，如果你的機構遭遇法律事件時，搜尋分散在個人桌面機中的所有這些PST或NSF文件是一個費用高昂和復雜的事情?！?/P>

    5、選擇允許多種非結構化內容可以被存檔的電子郵件存檔產品。

    電子郵件是訴訟中請求最多的內容類型，但是所有以電子方式保存的信息都屬于法律發現的范圍。尋求支持多種數據類型（包括即時消息和日歷項）的電子郵件存檔廠商。