電子郵件由于其速度快、便宜、容量大等等優勢正在逐漸替代書面郵件。在企業中，電子郵件更是企業管理者少不了的一個工具。但是，隨著電子郵件的推廣，也帶來了一個新的問題。如不少電子郵件用戶發現，由于誤刪除等等原因，電子郵件會丟失。故他們希望CIO能夠設計一套完善的郵件數據保護機制，來保障電子郵件數據不被丟失。

    確實，國內很多企業在電子郵件數據的保護措施上做的并不到位。其實這并不是技術上面部性。一方面是因為用戶可能沒有把防止郵件丟失這件事情放在心上;二是因為安全與便利性可能存在一定的沖突，當他們發生矛盾時用戶會選擇便利性。正是因為這些原因，用戶一開始并不重視對郵件數據的保護。當發現郵件丟失了，才懊悔不及。為此，筆者這里就給大家介紹幾個絕招，來幫助大家防止郵件的意外丟失。

    一、重要郵件最好保存在服務器上。

    現在接收郵件主要有兩種方式。一是從網頁中直接進入郵箱服務器進行收取;二是通過郵箱客戶端去讀取郵件。這兩種方式比較，通過客戶端來收取郵件相對來說便利一點。為此，大部分企業現在都是通過郵件客戶端來收取郵件的。不過在郵件客戶端收取郵件時，有一個比較特殊的設置，即用戶可以選擇郵件收取后是否要在服務器上保留郵件備份。

    如果選擇保存的話，那么即時在客戶端上收取郵件在服務器上仍然會有這個郵件的備份;甚至在客戶端上刪除的話，電子郵件仍然不會從服務器上刪除。但是，這有一個不利因素，即如果企業垃圾郵件控制不力的話，由于服務器上的郵件并不會隨著客戶端郵件刪除而刪除，故很容易導致用戶郵箱爆滿。而如果用戶郵箱滿了的話，會造成一個很嚴重的后果，即收不到新的郵件。故在郵箱服務器上保留郵件備份有好也有壞。

    如果選擇客戶端接收郵件后再服務器上刪除的話，那么當客戶端上接收郵件后，電子郵件同時從郵箱服務器中刪除。如此的話，當客戶端出現故障打不開郵件時，因為郵箱服務器中郵件已經刪除，用戶將不能夠恢復原有的郵件。這會給用戶帶來很大的損失。不過有時候即使刪除電子郵件也是必須的，因為這可以防止由于垃圾郵件、廣告郵件等原因造成郵箱的爆滿，而導致郵箱拒絕接收新的郵件。

    所以，保存或者刪除兩種方式，都不是很好的管理方法。筆者現在采取的是有選擇的刪除方式。即當客戶端從服務器下載郵件之后，服務器并不會刪除郵件。但是如果在客戶端上把某個郵件刪除了，在客戶端會把這個信息傳遞給郵箱服務器，那么服務器也會同步把這個郵件給刪除了。如此的話，在客戶端上刪除的一些無用的郵件，就不會一直存放在郵箱服務器中了。從而就可以防止因為垃圾郵件等原因造成的郵箱爆滿的問題。同時也可以讓一些重要的郵件在服務器上保留備份，從而提高電子郵件數據的安全性?，F在大部分郵件客戶端，都有類似的設置。筆者建議CIO在部署郵箱應用的話，可以參考這種配置。

    二、防止郵箱爆滿導致郵箱拒收郵件。

    無論是企業自己的郵箱服務器，還是租用他人的服務器，管理員往往會給用戶一個容量上的限制。否則的話，硬盤的空間很容易被用光。但是，這會產生一個負面作用。即如果某個用戶的郵箱滿了的話，則很可能會導致郵件的拒收。用戶在發郵件時基本上都會遇到郵件被拒收的情況，這大部分原因就是因為對方郵箱滿了的原因所造成的。當用戶的郵箱拒收對方的郵件時，就有可能一些重要的信息用戶收不到，從而給企業用戶造成不必要的損失。

    為了防止郵箱爆滿而拒收郵件，CIO該采取什么措施來防治出現這種情況呢?筆者現在是采用了如下幾個方式。

    一是郵箱容量自動提示功能。筆者現在給每個用戶的郵箱容量為1000M。如果郵件內容中沒有圖片等要素的話，這個容量基本上可以滿足用戶的需求。但是有時候員工需要通過郵箱來發送圖片，那么這個空間的使用量就要比較高。筆者為了防止用戶郵箱爆滿，在郵箱容量上進行了自動監視。當郵箱的剩余空間容量不到10%的時候，系統就會發郵件告知用戶以及郵箱系統管理員，告知這個用戶的郵箱快滿了，要及時清理郵箱。同時會提醒用戶如果郵箱滿了的話會拒收所有的郵件。通過這個措施可以提醒用戶及時的清理郵件，防止不比要的損失。當然，如果員工覺得郵箱服務器中的郵件都是很重要的，那么可以向系統管理員申請，夸大郵箱容量。

    二是設置用戶可以在客戶端中刪除郵箱服務器中的郵件。大部分用戶喜歡在客戶端中刪除郵件。有時候用戶往往會發生疑問，說他們明明已經刪除了郵件，為什么服務器上還有呢?原來他們只是在客戶端上刪除郵件，沒有在服務器端上刪除。并不是所有的客戶端都支持客戶端與服務器同時刪除郵件的功能。如有一種郵件現在為MAP，它就不支持這個功能。為此CIO在選擇郵箱客戶端以及郵件協議的時候，最好能夠采用支持在客戶端刪除郵箱服務器郵件的功能。即在客戶端上刪除郵件的時候，同時從服務器上刪除。如現在常用的POP3等郵件協議都支持這個功能。